O checklist é uma forma simples e eficaz para que as atividades no setor de DP sejam realizadas de forma rápida e com menor risco de erros.
É possível o departamento ter vários checklist para inúmeras atividades como Admissão, fechamento de folhas, conferencias de rotinas mensais (Férias, afastamentos e-Social, dentre outras).
Com a frequência do uso da ferramenta e uma rotina repetitiva, com o tempo os processos conferencias passam a ser automáticos, dessa forma gerando rapidez nas atividades.
Reduzindo Falhas
Com ajuda do checklist nas atividades mais complexas ou até mesmo nas atividades mais simples, faz reduzir possíveis erros ou esquecimentos nos processos. Isso devido ao documento ter todo o processo que deve ser verificado e analisado antes e durante o processo.
Como montar seu Checklist?
Definir para qual processo será usado
Nesse processo será realizado para qual atividade será usado o checklist como: Admissão, Folha de Pagamento, Encargos, fechamento eSocial Demissão entre outras.
Definir a frequência da utilização (diário, semanal ou mensal)
Qual será a frequência que o checklist será usado? Diário, semanal ou mensal.
Diário: Para atividades como admissão: quais os documentos e relatórios são obrigatórios, informações como data de início, cargo, horário de trabalho, salário, escala do ponto, benefícios, envio ao e-Social etc.
Semanal: Conferência de colaboradores afastados, retorno ao trabalho, controle vencimento de contratos e encargos a serem gerados.
Mensal: Elaboração de um calendário mensal, para acompanhamento de relação de férias a vencer e programadas, Pagamento de folhas.
Definir as etapas dos processos
Para cada checklist será necessário criar as etapas o “passo a passo” do processo que é necessário seguir para não ter erros no final.
Teste o checklist
Após definido os processos acima, agora é hora que realizar os processos seguindo o checklist para ter certeza que não esqueceu nada e que seguindo será permitido realizar todo processo de forma mais segura, rápida e sem erros.
